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1. Quem deve prestar contas à Fapesb?
2. Quais os tipos de Prestação de Contas?
3. O que compõe a Prestação de Contas?
4. Como comprovar os recursos executados?
5. Quais os requisitos para a entrega da Prestação de Contas?
6. Quais os prazos para entrega da Prestação de Contas?
7. Quais as implicações para a não apresentação ou irregularidades na Prestação de Contas?
8. Como prestar contas no caso do Programa de Bolsas Fapesb?
1. Quem deve prestar contas à Fapesb?
Estão sujeitos à Prestação de Contas, todos os projetos e apoios que recebem recursos da Fapesb.
No caso de convênios, a responsabilidade pela prestação de contas é do convenente e, no caso de Termos de Outorga, do outorgante.
2. Quais os tipos de Prestação de Contas?
A Prestação de Contas Parcial refere-se a cada uma das parcelas dos recursos liberados. Será exigida quando a liberação dos recursos for em 3 (três) ou mais parcelas. A liberação da terceira parcela ficará condicionada à aprovação da prestação de contas da primeira, a liberação da quarta ficará condicionada à aprovação da prestação de contas da segunda e assim sucessivamente.
Constatada irregularidade na apresentação da prestação de contas parcial, a Fapesb notificará o beneficiário, para no prazo máximo de 30 (trinta) dias, sanar as irregularidades ou cumprir a obrigação. Esgotado o prazo estipulado pela Fapesb para as correções necessárias, a Auditoria Geral do Estado será comunicada para que seja estabelecida a Tomada de Conta Especial e os beneficiários envolvidos ficarão inadimplentes com a Fapesb e demais instituições públicas estaduais.
A Prestação de Contas Total refere-se a prestação de contas a ser efetuada no final do instrumento legal, exigida para todos os tipos de liberações, devendo ser apresentada em prazo máximo de até 30 (trinta) dias após o término da vigência do instrumento.
3. O que compõe a Prestação de Contas?
A Prestação de Contas é subdivida em Financeira e Técnica, as quais devem ser compostas pelos itens indicados abaixo, que devem ser organizados e apresentados na ordem listada a seguir:
a) Prestação de Contas Financeira
1. Ofício de encaminhamento de Prestação de Contas à Fapesb, informando projeto ou apoio em questão e qual a parcela que se está prestando contas;
2. Cópia do instrumento legal, dos termos aditivos (se for o caso) e respectivo plano de aplicação aprovado pela Fapesb;
3. Relatório Financeiro composto por Planilhas de Prestação de Contas;
4. Extrato bancário de conta corrente e aplicação financeira;
5. Documentação para comprovação dos gastos;
6. Para os casos de instituições públicas: cópia dos processos de licitação ou do ato que declarar a dispensa ou inexigibilidade daquele procedimento;
Para os casos de instituições privadas: comprovação de atendimento dos princípios de economicidade e eficiência, mediante cotação de preços dos bens e serviços adquiridos, demonstrando e justificando, expressamente, a opção utilizada, para casos em que não seja selecionado o fornecedor que apresente menor valor;
7. Comprovante de recolhimento de saldo de recursos, se for o caso;
8. Comprovante de recolhimento de recursos devolvidos por não comprovação das despesas, se for o caso.
b) Prestação de Contas Técnica:
1. Ofício de encaminhamento de Prestação de Contas, informando projeto/ apoio em questão e qual a parcela que se está prestando contas;
2. Relatório Técnico (de execução físico-financeira), conforme Modelos de Relatórios Técnicos;
4.Como comprovar os recursos executados?
Os recursos executados serão comprovados através da documentação de comprovação de gastos, de acordo com condições abaixo:
- Para pagamentos de pessoas jurídicas: notas ou cupons fiscais de compras ou prestações de serviços, devidamente atestadas ou certificadas pela unidade competente, com identificação do responsável;
Nota: nos pagamentos de mercadorias, em que seja exigida a emissão de Notas Fiscais modelos 1 ou 1-A, deverá, também, ser emitida Nota Fiscal por meio do sistema informatizado da Secretaria da Fazenda, disponibilizado no endereço eletrônico www.sefaz.ba.gov.br, em conformidade com o disposto no Decreto que estabelece a obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal por meio eletrônico.
- Para pagamentos a trabalhador avulso, sem vínculo empregatício, recibos com identificação do RG, CPF e endereço de sua residência, e a comprovação do recolhimento da retenção e da cota patronal ao INSS;
Orientações para apresentação da documentação de comprovação dos gastos:
- Deverão corresponder às notas/recibos originais;
Nota: Apenas serão aceitas cópias da documentação comprobatória para os casos de recursos atribuídos a municípios, às entidades sob a jurisdição do TCU ou a entidades de fins filantrópicos devidamente registradas no Conselho Nacional de Assistência Social – CNAS, devendo os originais dos comprovantes de pagamento conter indicação de forma objetiva do convênio a que se refere e serem mantidos arquivados até cinco anos após a data de término de sua vigência, à disposição dos órgãos de controle interno e externo da Administração pública estadual;
- Deverão ser organizadas por ordem cronológica de aquisição/ contratação;
- Deverão ser em nome do beneficiário e não em nome da Fapesb:
a. Para os casos de Convênios: em nome do convenente;
b. Para os casos de Termos de Outorga/ Concessão: em nome do outorgado. Para casos excepcionais em que a venda não possa ser realizada em nome de pessoas físicas, a documentação pode ser em nome da instituição de vínculo do outorgado, mediante justificativa do outorgado por esta situação;
- Deverão constar, obrigatoriamente, a discriminação completa da despesa, quantidade e valores;
- Não serão aceitas notas físicas e/ou recibos que apresentem alterações, emendas ou rasuras que prejudiquem a clareza, sem a devida carta de correção emitida pelo fornecedor;
- Documentos comprobatórios menor que folha A4, devem ser colados em uma folha de papel A4, sentido horizontal, respeitando possíveis anotações no verso. Nestes casos, cada folha de papel deverá conter apenas um documento;
- As notas devem ser exclusivas para cada projeto, ou seja, mesmo que o beneficiário esteja recebendo mais de um apoio, notas fiscais não podem conter despesas de apoios distintos.
Observações:
- Não são aceitos recibos de diárias sem as devidas comprovações de notas e recibos para passagens, hospedagem, alimentação e transporte urbano.
- Sobre refeições: é proibida a inclusão de bebidas alcoólicas, refeições de convidados, e de gastos pessoais, como cigarros, charutos e outros objetos de uso pessoal. È proibida a inclusão de gorjetas, a menos que incluídas em notas fiscais e que não ultrapassem o limite de 10% do valor total da despesa;
- Sobre passagens aéreas:
Se adquiridas pela Fapesb (Apoio a Participação em Eventos): prestação de contas mediante bilhete original, e cartão de embarque para os casos de e-ticket;
Se adquirida pelo beneficiário: nota fiscal ou recibo emitido pela companhia aérea ou agência de viagens, e bilhete original ou cartão de embarque;
A Fapesb não aceitará o pagamento de passagem aérea emitida em classe executiva ou em primeira classe, sendo aceita apenas a emissão em classe econômica e, sempre que possível, em tarifa promocional.
- Sobre passagens terrestres:
Ônibus com passagem individual: apresentar passagem rodoviária intermunicipal ou interestadual
Ônibus fretado: nota fiscal da empresa locatária;
Ônibus urbano: apresentar roteiro do percurso, valor unitário e quantidade utilizada, e a assinatura do usuário e coordenador do projeto;
Táxi: recibo emitido pelo taxista
Não são aceitos recibos de diárias sem as devidas comprovações de notas e recibos para passagens, hospedagem, alimentação e transporte urbano.
5. Quais os requisitos para entrega da Prestação de Contas?
- Apenas serão recebidas as prestações de contas que apresentarem as partes Técnica e Financeira;
- As Prestações de Contas Técnica e Financeira deverão apresentar todos os itens necessários para a composição das respectivas Prestações de Contas;
- Deverá ser entregue na Central de Atendimento ao Público (CAP), nos prazos máximos estipulados nesta Cartilha;
6. Quais os prazos para entrega de Prestação de Contas?
a) Quando a liberação de recursos for efetuada em até duas parcelas: a prestação de contas será exigida no final do instrumento, de forma global, até 30 (trinta) dias após a vigência do instrumento legal firmado;
b) Quando a liberação de recursos se der em três parcelas ou mais: a liberação da terceira parcela ficará condicionada a aprovação da prestação de contas da primeira, a liberação da quarta parcela ficará condicionada a aprovação da prestação de contas da segunda e assim sucessivamente.
A partir da data de pagamento da 2ª (segunda) parcela, o beneficiário terá 60 dias para que seja aprovada a prestação de contas da 1ª parcela. Caso contrário, os beneficiários envolvidos serão considerados inadimplentes junto à Fapesb, bem como, junto a todas as instituições públicas do Estado da Bahia.
A Fapesb reserva-se ao direito de solicitar Relatórios Técnicos e/ou Financeiros, fora dos prazos estipulados acima.
7. Quais as implicações para a não apresentação ou irregularidades da Prestação de Contas?
O beneficiário que não apresentar a Prestação de Contas no prazo estabelecido ou que tenha a prestação não aprovada pela Fapesb, ficará como inadimplente perante à Fapesb e todas as demais instituições públicas do Estado da Bahia.
8. Como prestar contas no caso do Programa de Bolsas?
Para o caso de bolsas concedidas através do Programa de Bolsas da Fapesb, os bolsistas deverão realizar a prestação de contas através da entrega de Relatórios Técnicos de Bolsas, nos prazos estipulados no termo de outorga firmado.
Se preferir, clique no anexo abaixo para acessar a Cartilha do Pesquisador na integra em .pdf
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